Comencemos con el problema

Una reconocida empresa financiera se estaba expandiendo de manera exponencial en el exterior. El conocimiento que habían generado a lo largo de su trayectoria era un activo invaluable y tenían la necesidad de que este fuese la herramienta clave en las sucursales del exterior para continuar con su expansión.
Sin embargo, la forma en cómo estaban desarrollando las capacidades en las nuevas personas tenía varios puntos de mejora.

¿En qué consistía?

Cuando una sucursal se abría en otro país, personal de Lima (la sede central) tenía que viajar por determinado tiempo para capacitar y asegurarse de que todo el equipo de la sucursal cuenta con el conocimiento que necesita.

¿Cuáles eran las limitantes?

Si bien la capacitación duraba varios días, no podía ser demasiado detallada por la cantidad de conocimiento que necesitaban los colaboradores de estas otras sucursales. Lo que sucedía era que después de un tiempo había problemas o incidencias en la operación de la nueva sucursal puesto que los conocimientos compartidos se olvidaban o porque había rotación de personal el cual no era capacitado de manera óptima.
Como resultado la operación de las sucursales no era tan efectivo como la organización lo solicitaba puesto que constantemente se debían comunicar con la sede central para resolver consultas, dudas e incidencias.

La llegada de un ninja en tecno educación y gestión del conocimiento

Cuando el cliente nos planteó la problemática, lo primero que hicimos es investigar a fondo la situación actual: la metodología, los procesos, las personas y tecnología que se usaban para realizar la capacitación y las actividades de difusión de conocimiento.
Una vez terminado este análisis, lo primero que propusimos fue cambiar la forma de promover el conocimiento. Para ello identificamos juntos qué conocimientos en específico se necesitaba para realizar bien las tareas de cada persona y lo trasladamos a una forma compacta y comprensible para que una persona de cualquier lado la pueda asimilar.

“La gestión del conocimiento implementa acciones para organizar y distribuir el conocimiento a aquellos que lo necesitan, en la forma más adecuada”

¿Cuál es la forma más adecuada?

Analizamos conductas de consumo de contenidos en medios digitales de los colaboradores de la empresa financiera. A partir de ello, identificamos que muchos de ellos están habituados a informarse mediante objetos de fuerte carga visual (e.g. infografías, vídeos cortos, memes, etc.). Debido a ello, una excelente manera de promover el conocimiento es hacer videos, infografías, esquemas breves y al grano: a esto le llamamos objetos de aprendizaje.

Por ejemplo: Contar en un minuto el modelo de negocio de la empresa o las implicancias de implantar el modelo de negocio en un país ajeno.

Nuestra meta fue agregar a los objetos de aprendizaje todo lo necesario para que sea un producto realmente educativo: subtitular, poner un cierre con las ideas principales, relacionarlo con otros objetos.

Hay que tener claro que el concepto base para elaborar contenido de aprendizaje es no mostrar lo que uno quiere, sino mostrar lo que las personas que “están en la cancha” necesitan. Es por ello que siempre se brinda un enfoque participativo para determinar qué necesitan saber y por qué medio les gustaría aprender. Saber cuál es el lenguaje que ellos más manejan y cuántas ganas de aprender tienen.

Los resultados de nuestras amanecidas

Se logró que los gerentes más importantes de las filiales actúen de manera más estandarizada, hubo más eficiencia y control de lo que se hacía.Esto ayudó a que menos personas llamen a hacer consultas sobre métodos y por ende a que se ahorre tiempo y la organización sea más eficiente. También ayudó a que haya menos incidencias o errores en el trabajo diario que se realizaba porque las personas estaban mejor capacitadas y podían acceder al conocimiento en cualquier momento.

Conclusión

Fomentar el desarrollo y el mantenimiento de colaboradores altamente competentes no es algo sencillo. Sobre todo, si existen diferencias culturales, restricciones en la comunicación y largas distancias. El reto y la clave para lograrlo es comprender a profundidad las necesidades educativas de las personas y complementarlo con la tecnología. De esta manera se logran productos que realmente ayuden a las empresas a ser más eficientes y a gestionar el conocimiento adquirido.

Si deseas saber más sobre este caso de éxito o aprender a aprender y a enseñar puedes contactarnos.