La gestión del conocimiento o knowledge management promueve un enfoque integrado para identificar, capturar, evaluar, recuperar y compartir la información de una empresa, como procesos, buenas prácticas, bases de datos, documentos, políticas, procedimientos, entre otros.

¿Cuál es el origen  de la gestión de conocimiento?

El concepto de gestión del conocimiento ganó mucha popularidad dentro de la comunidad de empresas que brindan servicios de consultoría de negocios. Cuando la era del Internet empezó, dichas organizaciones se percataron rápidamente de que una intranet era una excelente herramienta para compartir información dentro de la empresa y hacerla más accesible sin importar la ubicación geográfica.

La creación de herramientas como dashboards, expertise locators (localizadores de experiencia) y bases de datos de mejores prácticas dio paso a que dichas herramientas se convirtieran en un producto nuevo que podían comercializar a otras organizaciones más grandes, complejas y dispersas.

Este novedoso producto necesitaba un nombre y el que surgió fue Gestión del Conocimiento. No obstante, el término se utilizó por primera vez en su contexto actual en la consultora McKinsey en 1987 para un estudio interno sobre el manejo y la utilización de información.

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¿Por qué es tan importante actualmente?

Existen muchas razones por las cuales la gestión del conocimiento es importante en la actualidad. No obstante, hemos recopilado cinco (5) factores que engloban la idea general.

• La gestión del conocimiento se asegura de que todos los empleados puedan acceder a toda información y recurso sin complicaciones cuando lo necesiten.
• El conocimiento más importante se mantiene dentro de la empresa incluso después de que los empleados deciden emprender un rumbo distinto y alejarse de la organización.
• Evita que los colaboradores de las empresas trabajen de manera innecesaria y fomenta a que se vuelvan más eficientes.
• Se asegura de que la organización aproveche la experiencia existente de manera efectiva.
• Estandariza procesos y procedimientos.

La gestión del conocimiento y los espacios digitales de trabajo

Facilitar el intercambio de conocimientos es garantizar que se mantenga dentro del lugar de trabajo. No obstante, existe un problema que cada vez más organizaciones están enfrentando: sucede que la forma en la que trabajamos y las demandas de las organizaciones modernas han cambiado mucho con el pasar de los años.

Hasta hace un tiempo, el único lugar de trabajo estaba compuesto de una oficina física con empleados trabajando durante 8 horas aproximadamente. Ahora es normal que trabajen en múltiples ubicaciones, horas y dispositivos, y no necesariamente dentro de una misma oficina física.

En estos centros de trabajo con espacios digitales, los empleadores deben estar en la capacidad de hacer accesible toda la ayuda posible con el objetivo de facilitar el intercambio de conocimiento, el cual puede tomar forma de:

• Entrenamiento mediante intranet o plataformas de e-learning en la nube.
• Fomentar el aprendizaje informal entre los colaboradores.
• Espacios en línea que aseguren una mejor colaboración.
• Un experto dentro de la organización que pueda guiar a los empleados remotos.
• Crear espacios y momentos de intercambio de conocimientos y experiencias entre expertos y no expertos.
• Facilitar el acceso al conocimiento mediante buscadores digitales inteligentes.
• Presentar el conocimiento en una forma comprensible y fácil de usar.

La gestión del conocimiento y la retención de empleados

Actualmente, vemos cómo la generación millennial, y en adelante, renuncian a sus empleos por no llenar sus expectativas. Este es un aspecto que las organizaciones deben reconocer y tomar medidas al respecto.

Las empresas deben asegurarse de mantener a sus empleados más talentosos satisfechos y reducir cualquier fricción que les impida realizar sus tareas de manera eficiente y efectiva.

Una plataforma de gestión del conocimiento es una excelente herramienta que permite compartir de manera sencilla la información, acceder a recursos necesarios y aspectos sociales que pueden agregarse posteriormente para un mejor intercambio de información entre los empleados en diferentes departamentos y ubicaciones.

Estas plataformas son especialmente útiles porque pueden utilizarse sin conocimiento previo por aquellos que buscan entender mejor los requerimientos organizacionales que les permitirán trabajar efectivamente.

Conclusión

El manejo de información y recursos dentro de una organización no es sencillo. Sin embargo, las organizaciones exitosas en el futuro serán aquellas que derriben los obstáculos que separan a las personas del conocimiento, y permitan que este se comprenda, se comparta y fluya de manera productiva entre todos colaboradores.

Si no hay barreras que dividan a la organización, todos estarán capacitados para trabajar con un acceso rápido a los recursos, ser creativos y productivos en cualquier lugar.

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