Evaluar y elegir una de las plataformas de gestión del conocimiento es un proceso muy importante. En realidad, existen muchas. Elegir la correcta ayudará en tres aspectos cruciales de toda empresa: autoservicio al cliente, empoderamiento de los conocimientos de los colaboradores y la gestión de los activos de la información.

En esta lista, hemos seleccionado a tres de las mejores plataformas en el mercado actualmente: Confluence, Rallyware y Fuse. No obstante, antes de enumerar sus beneficios, debes conocer la importancia de la gestión del conocimiento para, posteriormente, elegir la plataforma correcta.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento?

La industria y la economía actual se basan en el conocimiento, convirtiéndolo en uno de los activos más importantes para las compañías y organizaciones. Fallar en la gestión de conocimiento puede resultar en una gran pérdida financiera para las empresas.

Por ejemplo, de acuerdo a una entrada de blog de Nuclino, las compañías que forman parte de Fortune 500 (una lista de las más grandes empresas estadounidenses) pierden al menos $ 31.5 mil millones al año por no saber cómo compartir conocimiento o hacerlo de manera incorrecta.

Asimismo, de acuerdo a un estudio de Mckinsey, un empleado promedio desperdicia, aproximadamente, el 20 % de la semana laboral buscando información interna o investigando qué compañeros de trabajo pueden ayudarle con tareas específicas.

Los sistemas de gestión del conocimiento incrementan los niveles de eficiencia y productividad, y permite ahorrar grandes cantidad de dinero. Los engranajes que mueven las operaciones, procesos y flujos de trabajo se ejecutan mejor cuando los realiza personal con acceso inmediato a información completa y actualizada.

¿Cuáles son las mejores plataformas?

1.- Confluence

Confluence es una herramienta wiki de colaboración utilizada para ayudar a los equipos a compartir conocimiento de manera eficiente. Gracias a Confluence, se puede capturar los requisitos del proyecto, asignar tareas a usuarios específicos y administrar varios calendarios a la vez con la ayuda de Team Calendars.

A continuación, una lista de las características más resaltantes de Confluence:

• Confluence es un potente editor colaborativo, ya que permite crear notas de reuniones, planes de proyectos, requisitos de productos. Además, los usuarios podrán ver los cambios al mismo tiempo que están editando.

• Retroalimentación acelerada con comentarios en línea en páginas y archivos adjuntos.

• Soluciones listas para las necesidades diarias de documentación con Blueprints & Templates.

• Podrás editar archivos adjuntos con las aplicaciones de tu escritorio. En otras palabras, abrirás archivos almacenados en Confluence con tus aplicaciones de escritorio y editarlas. Luego, la versión actualizada se cargará automáticamente a Confluence.

• Proporciona feedback directamente sobre los archivos (imágenes, PDF, hojas de cálculo y presentaciones) y realiza un seguimiento de las versiones automáticamente, por lo que siempre trabajarás con el documento más reciente.

• Puedes sincronizar tu Confluence con tu dispositivo iOS o Android y trabajar desde cualquier lugar. Igualmente, te permite seguir la actividad del equipo, proporcionar retroalimentación y mantenerte sincronizado entre el dispositivo móvil y el escritorio.

Confluence ayuda entonces a centralizar y ordenar el conocimiento, haciéndolo altamente accesible. Además, sus funciones de edición permiten a los usuarios finales hacerse responsables por mantener el conocimiento siempre actualizado.

2.- Rallyware

Las empresas con una gran cantidad de colaboradores encuentran en Rallyware un software que impulsa el éxito de cada individuo a escala. Al prescribir y predecir actividades personalizadas justo a tiempo para las personas, los guía hacia el éxito.

Al analizar los datos de desempeño de cada individuo e identificar sus brechas de conocimiento y habilidades, Rallyware ofrece caminos personalizados para el éxito a través de capacitaciones y actividades comerciales justo a tiempo, impulsando el crecimiento de su desempeño.

Asimismo, Rallyware ofrece varios tipos de programas de participación para diferentes escenarios y entornos para motivar y comprometer a los colaboradores de la empresa. Estos programas se basan en las mejores prácticas de la industria y permiten que los colaboradores alcancen el éxito de manera paulatina.

Igualmente, al segmentar tus iniciativas de aprendizaje y crecimiento continuo con Rallyware, conviertes la capacitación en una red escalable y colaborativa que mejora el rendimiento de los colaboradores a través de actividades específicas, paneles de comunicación y otras herramientas y características de colaboración.

3.- Fuse

Fuse es una plataforma de gestión de conocimiento que no está construida sobre la base de cursos porque, de acuerdo a lo que plantean, las personas no solo aprenden a través de ellos, sino aprenden a través de la práctica, el coaching, las conversaciones y la reflexión. Es por ello que en vez de basarse en cursos, la plataforma pone a disposición recursos en todo tipo de formatos (artículos interactivos, videos, entre otros) para que los colaboradores puedan encontrarlos de una manera natural y en el momento que requieran dicha información.

A través de su plataforma, Fuse conecta a las personas con el conocimiento y fomenta una cultura de aprendizaje continuo. Es bastante similar a una red social en la medida que los usuarios pueden publicar consultas, interactuar con otros, crear grupos e inclusive pueden comentar, dar “me gusta” o compartir cualquier tipo de contenido disponible en la plataforma. Además refuerza esta interacción con una aplicación para los usuarios que les permite acceder y seguir interactuando dentro de la plataforma de manera más fácil y natural.

Fuse ayuda a agilizar los procesos de inducción, capacitación de la fuerza de ventas, comunicación interna y de capacitación y desarrollo de los colaboradores en general. El pilar de esta plataforma está en fomentar la interacción de los usuarios a través de las herramientas que les brinda, como por ejemplo, ayuda a los representantes de ventas a mejorar su discurso con una funcionalidad que le permite grabarse y subir el contenido a la plataforma para que lo pueda revisar el jefe de ventas y sus pares con el fin de recibir retroalimentación en instantes.

Conclusión

Las plataformas de gestión del conocimiento ahorran tiempo, dinero y recursos al optimizar la forma en que las organizaciones y sus colaboradores manejan, organizan y gestionan el conocimiento que generan cada día. En otras palabras, las organizaciones se vuelven más ágiles y capacitadas para superar desafíos de negocio y lograr una mejor rentabilidad; asimismo pueden innovar más rápidamente. Sin embargo, es importante evaluar la madurez y procesos de una organización con el fin de identificar la plataforma que más se acomode a sus necesidades y presupuesto.

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Referencias

https://blog.nuclino.com/not-sharing-knowledge-costs-fortune-500-companies-31-5-billion-a-year

https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy

https://www.rallyware.com/

https://www.atlassian.com/es/software/confluence

https://www.fuseuniversal.com/solutions/employee-learning-and-development